Kick Off 從字面上看,有開球,開始,起始的意思.
而用在專案中當然指的是起始與開始之意,所謂Kick Off Meeting可以解釋為專案起始(啟動)會議,那又為什麼需要招開這樣的會議與會議的意涵是什麼?
在整個專案運行大致可分五個部份,從專案規劃、起始、執行、監控、結案,在專案經理規劃好整個專案之後,專案就要開始正式執行運作,而Kick Off Meeting就是在這時候所招開的會議,主要用意,大約有幾個:
1.對所有專案成員、關係人說明專案範疇、目的、限制
2.介紹專案成員與所擔任之角色,以利將來專案橫向溝通與專案成員間的合作
3.說明專案里程碑查核點與時程
4.做各部門資源整合與協調
….等
其實整個Kick Off Meeting最重要的就是有點像宣示大會,由於專案的運行可能來自不同部門甚至組織的成員,藉由召集所有專案成員以及相關關係人(這邊參與的層級越高越好) ,讓所有的人了解,此專案的重要性與展現執行專案的決心,使專案獲得合法性減少實際運行的的阻礙,也可以整合各部門或組織間的資源,甚至請各負責人提出所 謂的”承諾”,承諾對所負責的工作可以達成什麼樣的事項(EX:技術人員,承諾沒有技術風險,需求可以達成;財會人員,承諾費用會如期撥款…等),最後紀錄於會議紀錄提供給所有專案成員簽名表示同意遵循該會議紀錄與承諾.
